12.01.2016

VERİMLİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER

Global Bilgiler  /  at  13:40  /  No comments

Gündem maddesi önerilerini alın. Gündemi belirleyin (standart ve güncel maddeler). En az 1 hafta öncesinden yayınlayın. 
  • Katılımcıların profilini doğru belirleyin
  • Periyodik bir toplantıya başlarken, mutlaka önceki toplantı notlarının üzerinden gidilmesi ilk gündem maddesi olmalıdır.
  • İlgisiz konulara yönelmeyin. Çok önemli olsa da toplantı sırasında çıkacak farklı konulara atlamayın. Gündemi takip edin ve yeni konu için başka toplantı yapın.
  • Toplantı başkanı tayin edin. Grup halindeki insanlar yönetilmek ister. Başkansız tam bir kargaşa olur.
  • Başkanın en önemli görevi, tüm katılımcıların eşit katılımda bulunmalarını sağlamak ve yönetmektir. 
  • Başkan, karar üzerinde baskı yaratmaz. 
  • Toplantının ne kadar süreceğini önceden belirleyin ve duyurun. En geç 45 dakikada 1 kez ara verilmesi gerektiğini dikkate alın. 
  • Cep telefonlarının açık ya da kapalı olması, baştan belirtilmelidir. 
  • Toplantı notlarını tutturun.
  • Toplantı notunun son kısmında, toplantı notlarında hata olup olmadığı sorulmalıdır. 
  • Toplantı notlarının / kararlarının yanlarında Kim? ve Ne zaman? sorularının yanıtları bulunmalıdır. 
  • Toplantı notlarını en geç 2 iş günü içerisinde yayınlatın.
  • Bir sonraki toplantıyı planlayın. Kim ne yapacak nasıl raporlayacak, ne zaman bu konuyu bir daha konuşacağız? 
Verimli bir toplantı için toplantı salonu özellikleri
  • Katılımcı sayısına göre uygun büyüklük ve ferahlıkta olmalıdır.
  • Isıtma ve soğutma özellikleri konusunda donanımlı olmalıdır.
  • Katılımcıların dikkatini dağıtacak, tablo, akvaryum, sesli çalışan saat vb. cihazlar olmamalıdır. 
  • Koltuklar, tercihen tekerlekli ve hareketli olmalıdır. 
  • Su vb. ihtiyaçlardan toplantının bölünmemesi için gerekli donanımın önceden hazırlanmış olması gerekir. 
  • Başkanın bulunduğu yerde, toplantı ihtiyacı için kullanılmak üzere, telsiz telefon bulunmalıdır. Ancak toplantı dışından bu telefona, çok acil durumlar dışında arama yapılmaması talimatı verilmelidir. 
  • Toplantı odasında, projeksiyon cihazı ve beyaz tahta bulunmalıdır.
  • Toplantının içeriğine göre, salonun ses geçirmeyen özellikte olması tercih edilir.
  • Kapının dışında “Toplantı Var” yazısı bulunmalıdır.
Toplantıya çağırmadan önce kendi kendinize sorun: “Bu toplantı gerekli mi?” “Bu toplantı kurumumuza ne katacak?” 

Toplantıları başarılı kılmak için HAT’tımızı iyi belirlememiz gereklidir. HAT demek;

H Hazırlık
A Aksiyon
T Takip

Aksiyon: Toplantıları verimli yapmalısınız. Yukarıda belirttiğimiz şartlara uyarak toplantı yapın. Kimsenin toplantıya hazırlıksız gelmesine göz yummayın. 

Sonuç olarak baktığımızda; toplantıların genel özelliklerini taşıyan listesi hazırlanılmalı, verimsizler ve gereksizler elenmeli veya gereken değişiklikler yapılmalıdır.
http://karenstitusu.org/tr/makaleler/verimli-bir-toplanti-nasil-yapilmalidir-/29

Share

0 yorum:

ZIRAI DON DOLU EROZYON ÇIĞ DÜŞMESİ SU TAŞKINLARI KURAKLIK HORTUMLAR SİS KUVVETLİ RÜZGAR VE FIRTINA ORMAN YANGINLARI HEYELAN SEL BASKINI YANARDAĞ PATLAMASI DEPREMLER TSUNAMİ TRUF MANTARI KUŞ CENNETİ NEMRUT KRATER GÖLÜ COMBATING DESERTIFICATION

Copyright © 2013 Global Bilgiler. WP Theme-junkie converted by Bloggertheme9
Blogger templates. Proudly Powered by Blogger.